Nøgleforskel – sekretær vs receptionist
Sekretær og receptionist er to vigtige stillinger i enhver organisation, mellem hvilke nogle forskelle kan understreges. Disse to stillinger har forskellige roller, funktioner og pligter at udføre i modsætning til den populære misforståelse, at der er tale om et og samme job. Mens en sekretær mere er en personlig assistent eller administrativ assistent, er en receptionist den første person, man møder, når han træder ind i en organisation. Lad os se forskellen mellem en sekretærs og en receptionists funktioner.
Hvem er sekretær?
Ifølge Oxford English Dictionary er en sekretær en administrativ embedsmand i en organisation, som er ansat til at skrive breve, føre optegnelser osv. En sekretærs funktioner varierer afhængigt af størrelsen af en organisation. Mens hun i en lille virksomhed muligvis skal udføre de dobbelte opgaver som en receptionist såvel som en sekretær, er hun i store organisationer den person, der organiserer sin chefs tidsplan, modtager og svarer på alle mails, bestiller forsyninger, planlægger aftaler med sin chef, skriver vigtige breve og så videre.
En sekretær skal have et gymnasium eller tilsvarende eksamensbevis og skal have hurtige skrivefærdigheder. Mange virksomheder foretrækker at ansætte personer med et ekstra certifikat for færdigheder på sekretærniveau. Lad os nu gå videre til en forståelse af en receptionists roller for at få en klar idé om forskellen mellem de to.
Hvem er receptionist?
En receptionist er norm alt forpligtet til at hilse på folk i receptionen og henvise dem til forskellige afdelinger afhængigt af deres behov. Hun er også den person, der skal tage sig af de indgående opkald og besvare forespørgslerne og også lytte til klager. Folk, der ønsker at møde en vigtig person i organisationen, skal møde denne person for at få dato og tidspunkt for mødet.
Når du foretager et opkald til en virksomhed, er den stemme, du norm alt hører, receptionistens. En receptionist skal tage sig af alle besøgende og skal have en behagelig personlighed, en hjælpende attitude og en sød stemme for at imponere dem. Hun skal have telefonetikette, så hun besvarer alle forretningsforespørgsler med den største effektivitet og forvandler tilfældige forespørgsler til rigtige kunder.
Det er da klart, at der er store forskelle i en sekretærs og en receptionists roller, ansvar og funktioner.
Hvad er forskellen mellem sekretær og receptionist?
Definitioner af sekretær og receptionist:
Sekretær: En administrativ embedsmand i en organisation, der er ansat til at skrive breve, føre optegnelser osv.
Receptionist: En person, der hilser og behandler besøgende på et kontor.
Karakteristika for sekretær og receptionist:
Pligter:
Sekretær: En sekretær organiserer sin chefs tidsplan, modtager og svarer på alle mails, bestiller forsyninger, planlægger aftaler med sin chef, skriver vigtige breve osv.
Receptionist: En receptionist tager imod folk i receptionen og leder dem til forskellige afdelinger afhængigt af deres behov. Hun skal også tage sig af de indgående opkald og besvare forespørgslerne og også lytte til klager.
Krav:
Sekretær: Et certifikat for sekretærfærdigheder er nødvendigt.
Receptionist: En specifik færdighed er ikke påkrævet; den enkelte skal dog have en behagelig personlighed, en hjælpende indstilling og en sød stemme. Hun bør også være effektiv i sit arbejde.
