Nøgleforskel – RFI RFP vs RFQ
RFI, RFP og RFQ er tre typer dokumenter, der bruges i projektudvælgelseskriterier. Nogle projekter bruger alle tre dokumenter til at udvælge leverandører, modtage projektforslag og tilbud fra dem. RFI, RFP og RFQ er vitale værktøjer, der kan bruges til at opnå en vellykket sourcing-løsning. Den vigtigste forskel mellem RFI, RFP og RFQ er, at RFI (Request For Information) er et dokument, der bruges til at indsamle oplysninger fra forskellige leverandører for at beslutte, fra hvilken leverandør virksomheden skal hente produkter eller tjenester, mens RFP (Request For Proposal) er en dokument, hvor virksomheden anmoder om detaljerede og sammenlignelige forslag fra forskellige leverandører til et defineret produkt eller service, og RFQ (Request For Quotation) er et konkurrencedygtigt tilbudsdokument, der bruges til at invitere leverandører til at afgive tilbud på projekter.
Hvad er RFI?
RFI (Request for Information) er et dokument, hvori oplysninger fra forskellige leverandører indsamles for at beslutte, hvilken leverandør virksomheden skal købe produkter eller tjenester fra. Denne metode bliver nyttig, når der er mange potentielle leverandører at vælge imellem. Dette giver organisationen mulighed for at shortliste potentielle leverandører og vælge den eller de bedst egnede leverandører. Komponenter i en RFI er angivet nedenfor.
- Indholdsfortegnelse
- Introduktion (formål med RFI)
- Omfanget af RFI
- Skabelon, der skal udfyldes
- Detaljer om de næste trin
F.eks. er Company K et advokatfirma, der ønsker at bygge to nye kontorer i to byer. Virksomhed K identificerer fem potentielle leverandører, der kan færdiggøre byggeriet af kontorerne. Virksomhed K kender ikke grundige detaljer om nogen af disse leverandører, og udsender derfor en RFI for at modtage mere information om dem.
Hvad er RFP?
RFP (Request for Proposal) er et dokument, hvor virksomheden anmoder om detaljer om omfattende og sammenlignelige forslag fra forskellige leverandører til et defineret produkt eller en ydelse. Det er et altomfattende dokument, der skal give alle de nødvendige oplysninger, der er nødvendige for at træffe en informeret købsbeslutning. Virksomheden bør bruge tilstrækkelig tid på dette til at liste alle de specifikationer, som de ønsker at kende fra leverandørerne. RFP vil blive anmodet efter at have udført en RFI. Følgende kriterier skal medtages i en RFP.
- Indholdsfortegnelse
- Grundlæggende information om kunden og processen
- Projektets omfang
- Tilsigtet tidsramme for projektet
- Forretningskrav
- Budget for projektet
- Kvalitetsspecifikationer
- Indsendelseskriterier
- Evalueringsstandarder
Fortsat fra ovenstående eksempel, F.eks. modtager virksomhed K oplysningerne fra de fem potentielle leverandører og beslutter, at tre leverandører opfylder virksomhedens krav. K ønsker at kende detaljerne i projektforslagene fra hver af de tre leverandører, og sender derfor en RFP.
Hvad er tilbudsanmodning?
RFQ (Request for Quotation) er et konkurrencedygtigt tilbudsdokument, der bruges til at invitere leverandører til at afgive bud på projekter. En tilbudsanmodning bør indeholde en teknisk specifikation sammen med kommercielle krav. RFQ omtales også som IFB (Invitation for Bid). Norm alt indledes en RFQ af en RFP, hvor de udvalgte leverandører bliver bedt om at give et mere detaljeret pristilbud. Følgende komponenter bør inkluderes i en tilbudsanmodning.
- Invitation til tilbud
- Tilbudsspecifikation
- Pristilbud
- Evalueringskriterier
Fortsat fra ovenstående eksempel, F.eks. Efter at have vurderet alle tre projektforslag foretrækker K forslagene fra to leverandører. K beslutter sig således for at bede om et tilbud fra de respektive leverandører og udsender en RFQ.
Figur 01: Skabelon for en tilbudsanmodning
Hvad er forskellen mellem RFI RFP og RFQ?
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Refunderbarhed | |
| RFI | RFI er et dokument, der bruges til at indsamle oplysninger fra forskellige leverandører til et projekt. |
| RFP | RFP er et dokument, der bruges til at anmode om detaljerede og sammenlignelige forslag fra forskellige leverandører til projektet. |
| RFQ | RFQ er et konkurrencedygtigt tilbudsdokument, der bruges til at invitere leverandører til at byde på projektet. |
| Need for Comprehensive Pricing Information | |
| RFI | På RFI-stadiet er behovet for omfattende prisoplysninger meget begrænset, da virksomheden ikke ved, om leverandørerne vil være villige til at byde. |
| RFP | RFP Stage kræver prisoplysninger som en del af projektforslaget. |
| RFQ | I RFQ-stadiet kræves en meget omfattende prisinformation. |
| Level of Supplier Association | |
| RFI | Supplier association opfordres i RFI |
| RFP | Leverandørtilknytning anmodes i RFP-stadiet via projektforslag. |
| RFQ | I RFQ-fasen er sammenslutningen af leverandører afgørende, da virksomheden efter denne fase beslutter, hvilken leverandør der skal udlicitere projektet. |
Oversigt – RFI vs RFP vs RFQ
Forskellen mellem RFI RFP og RFQ afhænger af, om disse dokumenter bruges til at indhente oplysninger fra leverandører (RFI), til at anmode om et projektforslag (RFP) eller til at anmode om et tilbud (RFQ). Med stigningen i internetbrugen behandler de fleste virksomheder disse dokumenter fuldstændigt via internettet. At vælge de bedst egnede leverandører blandt mange er fortsat vigtige kriterier for at opnå den bedst mulige pris og kvalitet. Sådanne udvælgelseskriterier kan dog tage en betydelig tidsperiode.
