Dobbelt adgang vs enkelt adgang
Et regnskabssystem kan defineres som et organiseret sæt af manualer, regnskabsmetoder, procedurer og kontroller, der er etableret for at indsamle, registrere, klassificere, opsummere, fortolke, præsentere rettidigt og præcist til beslutningstagning. Bogføring er en proces, hvor en virksomheds økonomiske optegnelser holdes velorganiserede og ajourførte. Der er to systemer til bogføring eller registrering af transaktioner, det ene er et dobbelt indtastningssystem, og det andet er et enkelt bogføringssystem. På grund af nogle alvorlige ulemper ved enkeltindgangsmetoden og de overlegne egenskaber ved dobbeltindgangssystemet, var enkeltindgangsmetoden blevet opgivet, og dobbeltindgangssystemet bruges bredt over hele verden. Desuden fremmede bredt accepterede regnskabsorganer og anerkendte revisorer et system med dobbelt bogføring frem for enkelt bogføringssystem.
Enkeltindgang
Single entry-system registrerer kun én post, enten debetpostering eller kreditpostering, for en given transaktion. For eksempel, hvis kontanter betales til nogen, vil enten kontanter blive krediteret, eller debitorkonto vil blive debiteret. Single entry system er mere som et checkhæfte register. Det sporer ikke aktiv- og passivkonti, så dette system kan gøre det lettere at beregne nettoindkomsten i et vist omfang, men ikke for at se på virksomhedens aktuelle finansielle stilling. Dette system kan være velegnet til små virksomheder, som f.eks. enkeltmandsvirksomhed, hvor lovkravene og chancerne for svindel er ingen eller meget små.
Dobbeltindgang
Under dobbeltregistreringssystemet har hver enkelt debetpostering en tilsvarende kreditpostering, og hver enkelt kreditpostering har tilsvarende debetpostering; det vil sige, at hver post har en modsat post. Da den har to modsætninger for en enkelt transaktion, kan den aritmetiske nøjagtighed nemt kontrolleres ved at udarbejde en prøvebalance. I henhold til regnskabsstandarderne rådes alle virksomheder (offentlige eller private, børsnoterede eller ej) og partnerskaber til at følge dobbelt bogholderi. Det er obligatorisk for en organisation at udarbejde og sende endelige regnskaber til skatteafdelinger ved hjælp af dobbelt indtastningssystem med henblik på at beregne skat.
Hvad er forskellen mellem Double Entry og Single Entry?
• Der vil kun være én indtastning i system med enkelt indtastning, hvorimod to indtastninger er nødvendige i system med dobbelt indtastning for enhver given transaktion.
• Enkelt bogføring er en ufuldstændig registrering, hvorimod dobbelt indtastning er en komplet registrering af bogføring.
• Dobbelt bogføringssystem er mere komplekst og tidskrævende end et enkelt bogføringssystem.
• Kontanter og banktransaktioner registreres i samme kolonne under enkeltindtastningssystem, mens begge registreres separat i modparten.
• Måder at identificere fejl på er meget færre i system med enkelt indtastning, men i system med dobbelt indtastning kan nogle af fejlene identificeres ved at krydstjekke en indtastning med den tilsvarende modsatte indtastning.
• Prøvesaldo kan forberedes til aritmetisk nøjagtighed i dobbeltindtastningssystem, men det er ikke muligt i system med enkeltindtastning.
• Alle debet- og kreditposteringer registreres i samme kolonne.
• Endelige regnskaber kan meget nemt udarbejdes under dobbeltregistreringssystem, men det er ikke muligt under enkeltregistreringssystem.
• Der er et obligatorisk krav om at bruge et dobbelt bogføringssystem, men ikke et enkelt bogføringssystem.
