Nøgleforskel – hovedbog vs prøvesaldo
Udarbejdelse af hovedbog og prøvebalance er to primære handlinger i regnskabscyklussen, som er nødvendige for udarbejdelsen af årsregnskaber. Den vigtigste forskel mellem hovedbog og prøvebalance er, at hovedbog er et sæt konti, der indeholder detaljerede transaktioner, der udføres, mens prøvebalance er en erklæring, der registrerer hovedbogslutsaldi.
Hvad er en hovedbog
Hovedbogen er det primære kontosæt, hvor alle transaktioner udført inden for regnskabsåret registreres. Oplysningerne i hovedbogen er afledt af finanskladden, som er en indledende bog til indtastning af transaktioner. Hovedbog indeholder alle debet- og kreditposteringer af transaktioner og er adskilt med aktivklasser. (aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og udgifter)
F.eks. Individuelle aktivkonti såsom kontanter, tilgodehavender, forudbetalinger osv. vil blive registreret under klassificeringen af aktiver.
For virksomheder i stor skala, hvor der udføres mange transaktioner, er det muligvis ikke praktisk at indtaste alle transaktioner i hovedbogen på grund af den høje mængde. I så fald registreres individuelle transaktioner i 'rekontro', og totalerne overføres til en konto i hovedbogen. Denne konto omtales som 'Kontrolkonto', og de kontotyper, der generelt har et højt aktivitetsniveau, registreres her.
Figur_1: Eksempel på hovedbogsaldo
Hvad er prøvesaldo?
Prøvsaldoen er et opsummeret regneark, der inkluderer alle finanssaldi på et bestemt tidspunkt (norm alt ved regnskabsårets afslutning) med det formål at kontrollere den matematiske nøjagtighed af finanssaldierne. Alle debetsaldi vil blive registreret i én kolonne med alle kreditsaldi i en anden.
Prøvsaldi giver alle slutsaldierne i et enkelt dokument på et øjeblik, og derfor er det nemt at bruge som referenceværktøj. Det hjælper også med at afsløre en række mulige fejl i tilfælde af hændelse og hjælper med at identificere typen af kladdeposteringer, der skal bogføres for at rette de identificerede fejl.
Hovedformål og anvendelser af en prøvesaldo
Til brug som beslutningsværktøj til at sikre den matematiske nøjagtighed af finansbalancerne
Hvis alle transaktioner for en regnskabsperiode er nøjagtigt registreret, skal summen af debetsaldi på prøvesaldoen være lig med summen af kreditsaldi.
For at opdage og rette fejl i registrering af finansielle oplysninger
Visse typer fejl i hovedbogen kan identificeres gennem prøvebalancen. De er
- Fejl ved delvis udeladelse (Kun debetposteringen eller kreditposteringen bogføres på konti)
- Fejl ved fremførsel (slutsaldoen er fremført forkert)
- Fejl ved casting (Summen af en konto er mere eller mindre registreret)
I tilfælde af en fejl, bliver beløbet, der forårsager forskellen, sat på 'suspense-kontoen', indtil de er rettet. Hvis debetsiden af prøvesaldoen overstiger kreditsiden, krediteres forskellen mellemkontoen, og hvis kreditsaldoen er større end debetsaldoen, debiteres forskellen mellemkontoen. Når fejlene er identificeret, rettet og prøvesaldoen opgjort, lukkes mellemkontoen, da saldoen ikke længere eksisterer.
De følgende poster vil dog ikke forårsage en uoverensstemmelse i prøvebalancen.
- Principielle fejl (posteringerne er bogført til den forkerte kontotype)
- Fejl ved fuldstændig udeladelse (posteringerne er fuldstændig udeladt fra regnskabet)
- Provisionsfejl (En post er bogført på den korrekte kontotype, men den forkerte konto)
- Fejl ved den oprindelige indtastning (forkert beløb er bogført til de korrekte konti)
- Fejl ved kompensation (Forkerte posteringer på to eller flere konti annullerer hinanden)
- Fejl ved fuldstændig tilbageførsel (korrekt beløb bogføres på de korrekte konti, men debet og krediteringer er blevet tilbageført)
Hvad er forskellen mellem hovedbog og prøvesaldo?
Generalbog og prøvesaldo |
|
| Hovedbog er et sæt konti, der registrerer alle transaktioner. | Prøvesaldo er en opsummeret opgørelse, der afspejler hovedbogssaldi. |
| Formål | |
| Formålet er at registrere de endelige posteringer af transaktioner. | Formålet er at kontrollere den matematiske nøjagtighed af hovedbogsaldi. |
| Kontoklassifikation | |
| Dette gøres i henhold til kontoklassen | Der er ingen klassifikation af konti. |
| Tidsperiode | |
| Dette registrerer transaktioner i løbet af regnskabsåret. | Dette er udarbejdet på den sidste dag i regnskabsåret. |
Oversigt – hovedbog vs prøvesaldo
Mens regnskabsprocessen tidligere var meget tidskrævende og dyr, kan den nu udføres med mindre tid og kræfter med brug af automatiseret regnskabssoftware. Det er vigtigt at forstå forskellen mellem hovedbog og prøvebalance nøjagtigt, da begge repræsenterer vigtige trin i udarbejdelsen af årsregnskaber. Hvis der er uoverensstemmelser mellem debet- og kreditsaldoen, bør de undersøges, og korrigerende posteringer skal bogføres, før du fortsætter med udarbejdelsen af regnskaber.
